Инвентаризационная сличительная ведомость. Порядок составления сличительных ведомостей

Для выявления окончательного результата инвентаризации по количеству и сумме, т.е. результата проверки склада, кладовой, хранилищ составляется сличительная ведомость (ф. Инв-13). В сличительной ведомости отражаются результаты инвентаризации в ассортиментном разрезе. В ней предусмотрены графы для количества и суммы по следующим показателям: наличию кормов по данным бухгалтерского учета и данным инвентаризационных описей; излишкам и недосчетам кормов; взаимному зачету излишков и недостач в результате пересортицы; естественной убыли кормов; окончательному результату инвентаризации (излишкам или недостачам) с учетом естественной убыли кормов и взаимного зачета.

Наличие кормов по данным бухгалтерского учета бухгалтер фиксирует на основании данных карточек количественно-суммового учета, оборотной или ведомости остатков в зависимости от способа ведения количественного учета (количественно-суммового или оперативного бухгалтерско-сальдового). Фактические данные о наличии кормов проставляются из инвентаризационной описи.

Прежде чем устанавливать окончательный результат, бухгалтер должен произвести взаимный зачет излишков и недостач, полученных при пересортице кормов, и рассчитать сумму их естественной убыли. Зачет излишков и недостач может быть допущен только в виде исключения за один и тот же период, у одного и того же проверяемого лица в отношении кормов одного и того же наименования и в тождественных количествах. Зачет может быть допущен в отношении одной и той же группы кормов, если входящие в ее состав ценности имеют сходство по внешнему виду или упакованы в одинаковую тару (при отпуске их без распаковки). Пересортица является следствием того, что одни и те же наименования кормов имеют разные цены. О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения. Решение о возможности взаимного зачета пересортицы окончательно принимает руководитель организации.

В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости должна быть отнесена на виновных лиц.

Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммарные разницы рассматриваются как недостачи ценностей сверх норм убыли и списываются на результаты деятельности организации.

На разницы в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшиеся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационного органа должны быть даны исчерпывающие обоснования причин, по которым такие разницы не могут быть отнесены на виновных лиц. К протоколу прилагается письменное объяснение материально ответственного лица о причинах пересортицы.

Итоги граф сличительной ведомости, где отражается взаимный зачет излишков и недостач материальных ценностей, как по количеству, так и по сумме, должны совпадать. Это связано с тем, что суммарные излишки и недостачи по каждому отдельному виду кормов (кормовые добавки, мука, комбикорма), полученные в результате пересортицы, относятся в графу "Окончательный результат" путем арифметических подсчетов бухгалтера. Так, в случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих кормов выше стоимости кормов, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости должна быть отнесена в графу окончательного результата как излишки. Не перекрытые взаимным зачетом излишки сразу же переносятся в графу "Излишки от пересортицы". По недостачам, не перекрытым взаимными зачетами, окончательный результат выводится бухгалтером только после списания естественной убыли по тому или иному виду кормов. Сумму ее проставляют в сличительную ведомость в графу "Потери материалов (товаров)". После заполнения этой графы бухгалтер арифметическим путем подсчитывает окончательный результат по неперекрытым взаимным зачетам недостающим кормам. Затем подсчитываются итоги по вертикали по всем графам, производится балансирование всех итогов по итоговой строке с итоговой графой.

В настоящее время применяются два способа составления сличительных ведомостей: 1) по всем без исключения материальным ценностям; 2) по ценностям, по которым выявлены недостачи или излишки.

В организациях, где учет товаров (материалов) ведется только в суммовом (стоимостном) выражении, результаты инвентаризации оформляют составлением акта (ф. № Инв-21). В нем указываются остатки ценностей в денежном выражении (по товарным отчетам), данные учета по инвентаризационной описи (фактические данные). Результат от сравнивания этих данных вносится в графы "Излишки" или "Недостача".

Составленная и проверенная (сбалансированная) сличительная ведомость и акты вместе с подробным объяснением материально ответственных лиц о допущенной пересортице (излишки, недостачи) передаются на рассмотрение постоянно действующей инвентаризационной комиссии. Комиссия проверяет правильность составления сличительных ведомостей и дает свои заключения, предложения по результатам инвентаризации, которые отражает в протоколе. В нем приводятся подробные сведения о причинах и виновниках недостач, потерь и излишков, указываются, какие меры приняты по отношению к виновным лицам, а также даются предложения по аннулированию расхождений фактического наличия ценностей с данными бухгалтерского учета. К протоколу прилагается письменное объяснение материально ответственного лица о причинах пересортицы. Протокол заседания постоянно действующей инвентаризационной комиссии утверждается руководителем организации не позднее 10 дней после окончания инвентаризации. Он обязан немедленно принять меры по устранению причин, вызвавших недостачи или излишки ценностей.

При проведении инвентаризации по требованию следственных органов окончательный результат и утверждение протокола комиссии производятся в кротчайший срок. В случае выявления мелкой недостачи, произошедшей у данного работника впервые и притом вследствие неопытности, просчета или других действий, не содержащих признаков уголовного преступления, на работника может быть наложено дисциплинарное взыскание с обязательным возмещением нанесенного убытка в общегражданском порядке.

Отнесение сумм к мелким недостачам должно производиться в каждом отдельном случае по письменному распоряжению руководителя организации.

При недостачах, являющихся средством злоупотребления или халатного отношения к исполнению служебных обязанностей (сокрытие недостач при ревизиях и инвентаризациях, составление долговых документов) материально ответственные лица немедленно освобождаются от занимаемых должностей. Материалы о таких недостачах передаются следственным органам

Любая организация проводит с определенной периодичностью инвентаризацию с целью учета и проверки ТМЦ, основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМА), стоящих на учете. По результатам такой проверки составляется сличительная ведомость, если в ходе работы были выявлены расхождения с тем, что было ранее написано на бумаге, и тем, что есть по факту.

Существует несколько типовых форм таких ведомостей:

ИНВ-18 (отображается разница по ОС и НМА);
ИНВ-19 (в нее записываются отклонения от фактических данных по ТМЦ).

Уже в конце года для отображения результатов проверок за весь отчетный период используют сличительные ведомости по инвентаризации формы ИНВ-26.

Еще до момента заполнения ведомостей ответственное лицо должно убедиться, что все данные и подсчеты были верны. Только после тщательной проверки составляются сличительные ведомости и подводятся итоги инвентаризации.

Эти формы документов нужны для сравнения полученных фактических показателей с данными, прописанными в бухгалтерской документации. Заполнение сличительной ведомости по инвентаризации проводится с учетом ряда специфических особенностей.

Даже небольшие расхождения в ТМЦ или ОС подлежат отражению в инвентаризационных актах. Дополнительно составляются бухгалтерские справки, где указываются причины появления недостач. От этого зависят направления списаний, это могут быть:

хищения;
недостачи;
чрезвычайные ситуации (например, стихийные бедствия);
порча ценностей из-за халатности ответственных лиц.

Должностные лица не всегда знают, как заполнить сличительную ведомость правильно, в соответствии с имеющимися требованиями. В обязательном порядке нужно учитывать следующие факторы:

разницы в суммах, причиной которых стала пересортица;
пересортица ТМЦ.

Под пересортицей понимается неверный учет товаров какого-либо сорта из-за неправильного отнесения к одному из сортов. Более подробно о том, что такое пересорт товара, можно прочитать в .

Составление сличительных ведомостей по инвентаризации предполагает необходимость дальнейшего списания понесенных потерь в допустимых пределах (пределах естественной убыли).

Образовавшиеся в ходе проверки излишки или недостачи указываются в сличительных ведомостях так, как они были оценены и отображены в бухучете.

Особого внимания заслуживает порядок составления сличительных ведомостей. Организация, точнее ответственное лицо, может использовать единые регистры, где все показатели по описям инвентаризации и сличительным ведомостям объединены. Составляются они и в том случае, если объекты инвентаризации не находятся в собственности предприятия, но числятся в бухучете. Это могут быть:

ценности, переданные на хранение;
арендованные ценности;
товары, материалы, переданные в организацию для их дальнейшей переработки и использования.

В ходе проверки составляется справка о результатах инвентаризационной проверки. Она передается владельцам ценностей вместе с копией описи.

Все сличительные ведомости могут быть заполнены в электронном виде или от руки. Особенности обоих сличительных ведомостей рассмотрим более подробно.

ИНВ-19 (сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ): бланк и образец

Одной из форм сличительных ведомостей, составляемых по итогам проверки, является сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ, образец которой позволит правильно внести все данные в бланк документа. Она необходима для отображения излишек и недостач ТМЦ.

К товарно-материальным ценностям относят следующие объекты:

расходные материалы;
готовую продукцию;
товары;
иные объекты, относящиеся к ценностям предприятия.

В ходе проверки вся информация записывается в специальную опись ИНВ-3, только в конце инвентаризации используется сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей. Она необходима для отображения выявленных недостач и излишков по этой категории.

Состав ИНВ-19

Этот документ состоит из 3 страниц. Первая содержит в себе информацию о предприятии и ответственном лице. В обязательном порядке здесь вписывается следующая информация:

название компании;
название рассматриваемого подразделения (например, склад №4, если такового нет, ставится прочерк в этой графе ИНВ-19);
номер приказа о проведении инвентаризационных мероприятий;
когда была проведена проверка (вписывается в формате xx.yy.zzzz);
сроки проведения;
номер самого документа;
дата внесения информации (все в том же формате);
информация о должностных лицах (прописываются названия их должностей и ФИО полностью).

Только при наличии всех перечисленных реквизитов сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ, точнее ее главная страница считается полностью заполненной. После этого можно приступать к заполнению двух других страниц, содержащих сведения о недостачах и излишках. Вся полученная в ходе проверки информация записывается в специальную таблицу, позволяющую наглядно выявить все несоответствия.

Бланк документа ИНВ-19: особенности заполнения

В ходе заполнения документа у ответственного лица могут возникать различные вопросы. До начала инвентаризации необходимо скачать бланк сличительной ведомости ИНВ-19, изучить особенности ее заполнения.

Если в организации есть ТМЦ, принятые в организации для хранения, то информация по ним отображается в форме ИНВ-5, а после составляется дополнительная сличительная ведомость.

На второй и третьей страницах ИНВ-19 располагается таблица, куда вносят данные обо всех ТМЦ, по которым фактические и учетные показатели не соответствуют. Пример заполнения ИНВ-19 поможет разобраться с тем, как правильно отображать информацию в документе.

По каждому объекту ТМЦ может быть внесена следующая информация:

используемая в учете единица измерения (в том числе указывается и код ценностей в соответствии с ОКЕИ);
инвентарный номер;
номер паспорта (указывается только для тех ценностей, в составе которых есть драгоценные металлы, в бланке ИНВ-19 ему соответствует графа 7);
излишки и недостачи (с указанием количества и сумм).

За сверку данных в ведомости отвечает работник бухгалтерии. Уточняющая информация об излишках и недостачах заносится в графы с 12 по 17. Если какие-то излишки используются для покрытия образовавшихся недостач (пересортица), то данные по ним отображаются в графах 18–20, а о недостачах – с 21 по 23. Образец заполнения ИНВ-19 позволит внести всю информацию в нужные графы.

Итоговые данные об излишках вносятся в следующие графы:

24 показывает количество излишков;
25 отображает общую сумму излишков;
26 содержит номер счета для оприходования.

Графы с 27 по 32 используются для отображения данных по недостачам. Туда вносится информация о количестве и суммах.

Когда вся информация по излишкам и недостачам ценностей будет внесена в таблицу, подводится итоговый подсчет по количеству и суммам. Бланк сличительной ведомости товарно-материальных ценностей уже содержит соответствующие ячейки, нужно только внести информацию в них.

В самом конце вносится информация о лице, заполнившем ведомость, и тех, кто выступал в качестве материально-ответственного лица (МОЛ) по указанным ценностям. Ставя свою подпись в документе, МОЛ подтверждают полученные данные.

Закон не обязывает предприятия использовать унифицированную форму ИНВ-19, скачать бланк которой можно за несколько секунд. Организации могут составить свой текст документа и применять его.

Бланк формы ИНВ 19

Бланк сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ.

Образец заполнения формы ИНВ 19

Образец сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ.

ИНВ-18 (сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств): бланк и образец

Для учета и фиксации недостач и излишков основных средств используется особая форма – ИНВ-18. Когда все фактические данные получены, их сверяют с данными бухучета. В форме содержится информация об излишках и недостачах по основным средствам (ОС) и нематериальным активам (НМА).

Этот документ состоит из 2 страниц. Главная страница заполняется точно так, как и в случае с ведомостью ИНВ-19. Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств отличается от формы для ТМЦ второй страницей, выполненной в табличной форме.

Порядок заполнения ИНВ-18

Всего таблица ИНВ-18 имеет 11 граф. В них содержится информация о тех ОС или НМА, по которым фактические данные не совпали с учетными. Каждый тип объекта должен быть внесен в отдельную строку. Чтобы не запутаться, можно использовать образец заполнения ИНВ-18. В документе указываются следующие данные:

номер типа объекта по порядку;
наименование объекта и наиболее важная информация о нем;
сроки аренды и наименование арендодателя (эта графа заполняется, если имущество не является собственностью организации, а было взято им в аренду, если имущество находится в собственности, то проставляется прочерк);
паспортный, инвентарный и заводской номера объекта (образец заполнения сличительной ведомости ИНВ-18 показывает, что в случае отсутствия номера паспорта в соответствующей ячейке проставляется прочерк);
информацию об имеющихся излишках и образовавшихся недостачах (их количественном объеме и общей сумме стоимости).

В конце документа есть итоговая строка, куда вносятся обобщенные данные (количество и общая сумма образовавшихся излишков и недостач). Можно скачать бланк формы ИНВ-18 и посмотреть, как вносить эту информацию.

Обязательно проставляется должность и ФИО ответственного за заполнение ведомости лица. Обычно им выступает сотрудник бухгалтерии. Для создания сличительной ведомости он использует инвентаризационную опись ИНВ-1. Только после тщательной проверки документа ответственное лицо подписывает сличительную ведомость инвентаризации основных средств (ОС).

Бухгалтер – не единственное лицо, подписывающее ведомость. Свою подпись ставят все работники, выступающие МОЛ по указанным в документе позициям. Подписывая бумагу, они соглашаются с полученными результатами и берут на себя ответственность за недостачи, если это необходимо. Таких работников может быть несколько. Всеми ими подписывается сличительная ведомость ОС.

После заполнения всех ведомостей используется форма ИНВ-26, в которой отображаются окончательные результаты проведенной проверки.

Бланк формы ИНВ 18

Бланк сличительной ведомости результатов инвентаризации основных средств.

Образец заполнения формы ИНВ 18

Образец сличительной ведомости результатов инвентаризации основных средств.

Сличительная ведомость - это документ, на основании которого руководитель организации может получить информацию о том, насколько правильно и своевременно бухгалтер отражает в бухгалтерском учете операции по учету, движению и выбытию имущества организации. Статья 11 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» предписывает всем организациям проводить инвентаризацию своих активов и обязательств. Результаты инвентаризации подлежат документальному оформлению. О сличительной ведомости и пойдет речь в нашей статье.

Сличительные ведомости результатов инвентаризации основных средств (форма № ИНВ-19) и ТМЦ (товарно- материальных ценностей) по форме № ИНВ-18 являются первичными учетными документами, унифицированные формы которых утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88

Образец заполнения сличительной ведомости и бланк сличительной ведомости по формам № ИНВ-18 и ИНВ-19 вы также найдете в этой статье.

Когда составляются сличительные ведомости

Ведомость результатов инвентаризации по формам № ИНВ-18 и № ИНВ-19 применяются для отражения результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, готовой продукции и прочих материальных ценностей, по которым выявлены отклонения от данных учета. Если по результатам проверки установлены излишки или недостачи объектов имущества организации, то в таком случае составляется или сличительная ведомости по форме № ИНВ-18, если инвентаризация проводилась в отношении основных средств, или по форме № ИНВ-19, если проводилась инвентаризация товарно-материальных ценностей.

Но сличительные ведомости оформляются не только по результатам плановой инвентаризации. При выявлении фактов порчи имущества организация также обязана провести инвентаризацию имущества. На выявленное в ходе такой внеплановой проверке негодное и испорченное имущество составляются соответствующие акты, например, Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей по форме ТОРГ-15 или Акт о списании товаров по форме ТОРГ-16, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 .

Исходя из своего назначения сличительные ведомости по форме № ИНВ-18 и № ИНВ-19 формируются на основании других документов, которыми сопровождается проведение инвентаризации: сначала руководитель организации подписывает приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации, затем комиссия осуществляет непосредственно проверку наименования, количества основных средств и товарно- материальных запасов, а также определяет качественное состояние этих объектов. Полученные данные комиссия вносит в ведомости: по основным средствам составляется опись по форме № ИНВ-1, по товарно-материальным ценностям - опись по форме № ИНВ-3 или Акт по форме ИНВ-4, если проводилась инвентаризация отгруженных товарно-материальных ценностей.

Только после составления перечисленных выше описей и актов отраженные в них данные сверяют с данными бухгалтерского учета. И если выясняется, что в бухгалтерском учете какое - то имущество не отражено, или наоборот, отражено «лишнее» имущество, то данный факт фиксируется в сличительных ведомостях по форме № ИНВ-18 и (или) № ИНВ-19. Следовательно, если по результатам ревизии расхождений между фактическим наличием инвентаризируемых активов организации и данными, отраженные в бухгалтерском учете, не выявлено, то сличительные ведомости не составляются.

Что отражается в сличительных ведомостях

В сличительные ведомости по формам № ИНВ-18 и № ИНВ-19 вносятся только те позиции объектов имущества, по которым выявлены отклонения. Если организация выявляет расхождения по имуществу, которое не принадлежит ей (например, арендованное имущество; имущество, полученное для переработки), то данные о результатах проверки по такому имуществу отражаются в отдельных сличительных ведомостях.

Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете. При этом, если недостача по товарно-материальным ценностям определяется с учетом норм естественной убыли, то в таком случае к сличительной ведомости в обязательном порядке следует приложить расчет потерь в пределах указанных норм. Суммы окончательной недостачи с учетом расчета потерь отражаются в графах 27-32 сличительной ведомости ИНВ-19. Убыль товарно-материальных запасов в пределах установленных норм определяется после зачета недостач излишками по пересортице.

При заполнении сличительной ведомости для отражения результатов инвентаризации нематериальных активов (форма N ИНВ-18) графы 3, 8, 10 не заполняются.

Сличительные ведомости составляются в 2 экземплярах и подписываются бухгалтером и материально ответственным лицом, которое своей подписью подтверждает, что согласно с результатами. Один экземпляр остается в бухгалтерии, второй передается материально-ответственному лицу. Ведомости необходимо хранить не менее пяти лет.

Очень часто случается, что в ходе инвентаризации выявляется пересортица-одновременная недостача и излишек аналогичных материальных ценностей. В таком случае недостачу можно покрыть излишками. Эта операция отражается в сличительной ведомости в виде зачета. Для этого материально ответственное лицо должно представить комиссии по инвентаризации объяснения о допущенной пересортице.

Если же излишки и недостачи возникли из-за ошибок бухгалтера, то разница между данными бухгалтерского учета и результатами инвентаризации отражается в соответствующих столбцах 12 по 17 графы «Отрегулировано за счет уточнения записей в учете" сличительной ведомости ИНВ-19.

При отражении недостач и излишков, выявленных в ходе проверки, в бухгалтерском учете следует руководствоваться нормами Положения по бухгалтерскому учету , утвержденным Приказом Минфина России от 28.06.2010 N 63н.

Образец сличительной ведомости результатов инвентаризации основных средств

Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов по результатам инвентаризации нематериальных активов и основных средств, арендованных организацией.

Образец сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ

При инвентаризации установлено следующее (2-я страница формы ИНВ-19):

Любой работник, который имеет непосредственное отношение к материальным ценностям, может рассказать, что такое сличительная ведомость. Он также в состоянии объяснить важность составления этого документа.

Основные понятия

Работа с материальными ценностями проста только на первый взгляд. В ней есть много особенностей и подводных камней. Вот их и пытается обнаружить документ под названием сличительная ведомость. Что он собой представляет и почему его значение оценивается так высоко? Для начала следует отметить, что на любом предприятии постоянно ведется учет всех имеющихся видов ценностей. К ним, как правило, относятся:

основные средства;
товарно-материальные ценности;
готовая продукция;
нематериальные активы.

Каждый из этих видов по-своему влияет на производственный процесс. Поэтому для правильной организации работы необходимо иметь четкое представление об их фактическом наличии. Для этих целей постоянно проводятся инвентаризации, по результатам которых затем и формируется сличительная ведомость.

Зачем это делается и что позволяет увидеть такой документ? Практически сличительная ведомость позволяет зафиксировать факт возможного расхождения между реальным наличием конкретных ценностей, полученным в результате проведения инвентаризации, и их количественным показателем по данным бухгалтерского учета.

Правильность оформления

Еще в 1998 году Госкомстат России издал постановление № 88, в котором после внесения некоторых изменений утвердил несколько унифицированных форм. Они должны были облегчить процесс ведения первичного учета и повысить контроль производства на каждом его этапе. В этом документе форма сличительной ведомости представлена двумя разными видами:

ИНВ-18. Она составляется по конечным результатам предварительно проведенной инвентаризации основных средств данного предприятия и имеющихся у него нематериальных активов.
ИНВ-19. По ней ведется сравнительный учет всех товарно-материальных ценностей.

Порядок формирования обеих форм практически одинаковый. Сначала ответственный работник в присутствии специально созданной для этого комиссии проводит инвентаризацию. Потом ее результаты сверяются с теми данными, которые имеются на данный момент в бухгалтерии. В результате формируется новый документ.

Он содержит в себе подробное описание всех выявленных несоответствий. Причем каждая позиция расписывается подробно с указанием причины расхождения. Формы составляются сразу в 2 экземплярах. Один, как правило, остается у бухгалтера, а второй забирает материально-ответственное лицо.

Проведение проверки основных средств

Инвентаризации на предприятиях должны проводиться постоянно. Это дает возможность следить за состоянием каждого показателя и быть в курсе реального положения дел. Для проведения проверки основных средств и нематериальных активов используются утвержденные тем же постановлением формы № ИНВ-1 и № ИНВ-1а соответственно. После окончания работы оформляется сличительная ведомость. Образец представляет собой бланк, размещенный на стандартных листах формата А4.

На первой странице указываются все данные о предприятии:

название данной организации и того структурного подразделения, где проходит проверка;
коды (ОКУД и ОКПО), а также вид его деятельности.

Далее отмечается основание проведения данного мероприятия (распоряжение или приказ) с указанием его номера и даты. Здесь же фиксируется начало и окончание работ. После этого следует название, дата и номер самого документа. Под ним указывается, по состоянию на какое число проводится проверка, а также материально ответственное лицо (Ф. И. О. и должность). После этого идет таблица, которая размещается с обеих сторон ведомости. Она включает в себя одиннадцать граф, которые полностью описывают каждую проверяемую позицию объекта. На каждой странице подбивается результат инвентаризации путем расчета выявленных излишков и недостатков. Ведомость подписывается обоими сотрудниками, каждый из которых берет себе по одному экземпляру составленного бланка.

Проверка наличия материалов

Аналогичным образом составляется и сличительная ведомость результатов инвентаризации имеющихся товарно-материальных ценностей. Предварительно проводится инвентаризация, по результатам которой потом формируются следующие документы:

ИНВ-3, где видно общее наличие ТМЦ.
ИНВ-4, которая показывает отгруженные материалы.
ИНВ-5 фиксирует ценности, принятые на ответственное хранение.

Суммируя все полученные данные, формируется ведомость по форме ИНВ-19.

«Шапка», в которой указываются основные сведения о предприятия, заполняется аналогично предыдущей форме. Далее следует таблица, в которой должно быть тридцать две графы. Каждый материал (товар) расписывается по всем имеющимся показателям:

С 1 по 7 графы содержат его описание (наименование, коды, единицу измерения, инвентарный номер и данные технического паспорта).
В графах с 8 по 11 содержится информация о недостатках и излишках в количественном и денежном выражении.
С 12 по 23 графы показывают результат регулирования отклонений и данные о пересортице.
С 24 по 32 графы фиксируются окончательные недостатки и излишки по проверяемым материалам.

Ведомость подписывают оба участника проверки, каждый из которых оставляет у себя копию сформированного документа.

Бланк сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ оформляется после проверки склада и обнаружения пересортицы или иных несовпадений с остатком по бухучету и описям. Документ заполняет комиссия, в состав которой входят, как правило, начальник отдела, бухгалтер и старший кассир (или иное ответственное лицо).

Одна из задач формы — донести до материально ответственного лица факт несоответствия склада. Поэтому форму, как правило, дополняет объяснительная о причинах нарушения в учете. Подпись директора на документе не обязательна.

Образец и пустой бланк формы ИНВ-19

ФАЙЛЫ

ИНВ-19 охватывает как материальные, так и нематериальные ценности, а также сырье. Предметы на ответственном хранении вносятся в другой формуляр — ИНВ-5. Для основных средств предназначена ведомость ИНВ-18. Не входят в бланк и позиции, взятые в аренду.

ВАЖНО!
Форма ИНВ-19 предполагает двустороннюю печать в 2 экземплярах. В нашем примере страница №1 — это лицевая сторона, а страница №2 — обратная. Заполнять формуляр можно либо вручную, либо в электронном виде. Одна из заверенных копий передается в бухгалтерию, а вторая — хранится на той торговой точке или складе, где обнаружены недостача, пересортица или излишек.

Заполнение полей формы ИНВ-19

Как и во многих других актах, в шапке указывается полное название предприятия и конкретной торговой точки, форма по ОКУД, ОКПО, вид деятельности. Спецификой документа является то, что зачеркиваются ненужные варианты, а не подчеркивается нужный.

В первую очередь выбираем основание для инвентаризации (приказ):

Поле «Вид операции», как правило, оставляют пустым. Если же ваше предприятие кодирует виды операций, то помните, что в июле 2016 года список кодов претерпел изменения и стал существенно короче.

ФИО ответственных лиц следует указывать полностью. А вот должности можно сокращать.

Вторая страница формы

Основная информация содержится на второй странице. Здесь указываются товары, по которым обнаружено несовпадение, тип несовпадения, порядок учета. Единицы измерения товаров следует указывать как в привычных обозначениях (шт, г, ед), так и в коде ОКЕИ. Для нематериальных ценностей эти колонки можно пропустить.

Если имел место зачет излишков, в обязательном порядке комиссия должны указать порядковые номера позиций по излишкам, а также дату конечного оприходования (колонки 24-26).

На внесение информации о товарах отведена практически целая страница. Однако, если почти все сошлось и пустыми осталось много рядов, их следует отчеркнуть.

Обратите внимание! В нашем примере ведомость составлялась за сентябрь. Однако, если бы опись происходила в конце предыдущего месяца (например, 30.08), то и датой заполнения следовало бы указать последнее число августа.

Как правило, ИНВ-19 оформляется один раз в месяц. Затем, на базе форм за год, бухгалтерия формирует годовой отчет. Вот почему важно хранить заполненные формуляры.